Diyetisyenler İçin Etkili İletişim ve Sistem Rehberi
Randevu planlandı, takvim dolu…
Ama gün sonunda birkaç boşluk var.
Birçok diyetisyen için randevuya gelmeme (no-show), sadece zaman kaybı değil; motivasyon, gelir ve iş akışı açısından da ciddi bir problem.
Bu yazıda, randevuya gelmeme oranlarının nedenlerini, bunları nasıl sistematik olarak düşürebileceğini ve danışanla bu konuda nasıl doğru bir iletişim kurulması gerektiğini net ve uygulanabilir şekilde ele alıyoruz.
Önce Gerçeği Kabul Edelim: No-Show Kötü Niyet Değil, Unutkanlıktır
Saha gözlemleri şunu gösteriyor:
Randevuya gelmeyen danışanların büyük çoğunluğu:
İstemediği için değil
Unuttuğu, karıştırdığı ya da önem sırasına alamadığı için
gelmez.
Yani çözüm cezalandırmak değil, hatırlatmak ve netleştirmektir.
Randevuya Gelmeme Oranları Neden Yüksek Olur?
1. Randevu Danışan İçin “Zihinsel Olarak Sabitlenmemiştir”
Saat net değildir
Takvimine eklememiştir
Hatırlatma almamıştır
Zihinde sabitlenmeyen randevu, kolayca uçar.
2. Sürecin Önemi Yeterince Anlatılmamıştır
Danışan randevuyu:
“Bir görüşme”
gibi algılıyorsa, önceliği düşüktür.
Ama randevuyu:
“Sürecin kritik bir adımı”
olarak görüyorsa, kaçırmaz.
3. İptal / Erteleme Kuralları Belirsizdir
“Gelmezsem ne olur?”
“Haber vermem gerekir mi?”
Bu soruların cevabı yoksa, danışan hiçbir şey yapmadan gelmemeyi seçer.
4. Hatırlatma Diyetisyene Kalıyordur
Manuel hatırlatmalar:
Atlanır
Geç kalır
Tutarsız olur
Tutarsızlık, no-show’u artırır.
Randevuya Gelmeme Oranlarını Düşürmenin 5 Etkili Yolu
1. Randevuyu Anında Netleştir
Randevu oluşturulurken:
Gün
Saat
Süre
Görüşme şekli (online/yüz yüze)
net olmalı.
Belirsiz randevu, gelinmeyen randevudur.
2. Otomatik Hatırlatmaları Standart Hale Getir
En etkili kombinasyon:
24 saat önce
2 saat önce
Hatırlatma dili:
Kısa
Net
Yargısız olmalı
Hatırlatma = No-show düşürücü en güçlü araç.
3. Randevunun Değerini İletişimde Vurgula
Danışana şunu hissettir:
“Bu randevu, sürecin devamı için önemli.”
Örnek ifade:
“Bu görüşmede ilerlememizi değerlendireceğiz ve bir sonraki adımı netleştireceğiz.”
Amaç: Randevuyu “kritik adım” olarak konumlandırmak.
4. İptal ve Erteleme Kurallarını Başta Belirle
Danışan şunu bilmeli:
Ne zamana kadar iptal edebilir
Nasıl haber vermeli
Gelinmezse ne olur
Netlik = sorumluluk.
5. Randevuyu Sistemle Yönet
Randevu:
Tek bir merkezden
Görünür
Takip edilebilir olmalı
Danışan randevusunu:
Görmeli
Hatırlanmalı
Yönetebilmeli
Bu, gelmeme ihtimalini ciddi şekilde düşürür.
Danışanla Bu Konuda Nasıl İletişim Kurulmalı?
En kritik nokta: Yargı yok, netlik var.
Kaçınılması Gereken Dil
“Neden gelmediniz?”
“Bunu alışkanlık haline getirdiniz”
“Zamanımı boşa harcadınız”
Bu dil, savunma yaratır.
Kullanılması Gereken Dil
Sürece odaklı
Sakin
Profesyonel
Örnek mesaj:
“Planladığımız randevuya katılamadığınızı fark ettim. Sürecin sağlıklı ilerlemesi için bu görüşmeler önemli. Uygun olduğunuz yeni bir zamanı birlikte planlayalım.”
Mesaj suçlamaz, sorumluluğu hatırlatır.
No-Show Olduğunda Ne Yapmalı?
Anında tepki verme
Sakin, kısa bir mesaj gönder
Yeni randevu için net seçenek sun
Ama aynı zamanda:
Sürecin ciddiyetini koru
Kuralları esnetme
Tutarlılık, tekrar no-show’u önler.
No-Show Oranları Düştüğünde Ne Değişir?
Zaman kaybı azalır
Günlük plan bozulmaz
Gelir öngörülebilir olur
Danışan ilişkileri güçlenir
Ve en önemlisi:
İşine olan saygın artar.
Sonuç: Randevuya Gelmeme Bir Kader Değil, Yönetilebilir Bir Sorundur
Randevuya gelmeme:
Danışanın umursamazlığı değil
Sistemin eksikliğidir
Doğru iletişim + doğru yapı ile:
Oranlar ciddi şekilde düşer
Danışan sorumluluk alır
Sen de süreci daha rahat yönetirsin
Leap Bu Süreci Nasıl Kolaylaştırır?
Leap, diyetisyenlerin:
Randevuları tek merkezden yönetmesini
Otomatik hatırlatmalar göndermesini
Danışana randevuyu görünür kılmasını
sağlar.
Böylece randevu:
Unutulan bir detay değil
Sürecin doğal bir parçası olur.
Ve no-show oranları,
sistem kurulduğunda kendiliğinden düşer. 💙
