Kendi ofisini açmak birçok diyetisyen ve sağlık meslek mensubu için önemli bir dönüm noktasıdır. Ancak bu süreç yalnızca uygun bir mekân bulmakla bitmez. Ruhsata uyumlu bir ofis açmak, belirli fiziki şartlara, belgelere ve yasal sınırlara eksiksiz şekilde uymayı gerektirir.
Bu yazıda, ruhsat sürecinde en sık sorun yaşanan noktaları göz önünde bulundurarak, ruhsata uygun bir ofis açarken dikkat etmen gereken temel başlıkları adım adım ele alıyoruz.
1. Önce Doğru Yapıyı Tanı: Klinik mi, Sağlık Meslek Hizmet Birimi mi?
Yeni düzenlemelerle birlikte sağlık hizmeti sunan meslekler için “klinik” kavramı tek başına yeterli değildir. Serbest çalışan bir diyetisyen veya sağlık meslek mensubu olarak hizmet vermek istiyorsan, faaliyetini “Özel Sağlık Meslek Hizmet Birimi” adı altında yürütmen gerekir.
Bu nedenle ilk adım:
Açacağın yerin bir “danışmanlık ofisi” değil, ruhsatlı bir sağlık meslek hizmet birimi olacağını bilerek plan yapmaktır.
2. Mekân Seçerken Metrekare ve Alan Kurallarını Baştan Hesapla
Ruhsat sürecinde en çok sorun yaşanan konulardan biri, mekânın fiziki ölçüleridir. Çünkü başvuru aşamasına gelindiğinde metrekare yetersizliği sonradan telafi edilemeyebilir.
Dikkat etmen gereken temel alanlar:
Uygulama odası: en az 10 m²
Uygulama odasında lavabo zorunluluğu
Bekleme alanı: en az 8 m²
Engelli kullanımına uygun tuvalet
Havalandırma ve iklimlendirme sistemi
Birden fazla uygulama odası planlıyorsan, her ek oda için bekleme alanının da büyütülmesi gerekir.
3. Binanın ve Adresin Uygunluğunu Kontrol Et
Seçtiğin mekân:
Müstakil bir bina olabilir
Ya da bir binanın bağımsız bölümü olabilir
Ancak sağlık hizmetinin sunulduğu alanın:
Diğer ticari alanlarla iç içe olmaması
Kullanım bütünlüğü sağlaması
beklenir. Ayrıca belediyeden alınacak imar uygunluk belgesi, ruhsat başvurusunun önemli bir parçasıdır.
4. Başvuru Belgelerini Mekânla Uyumlu Hazırla
Ruhsat başvurusunda sunulan belgeler ile fiili durumun birebir örtüşmesi gerekir. Özellikle:
Tapu veya kira sözleşmesi
Detaylı kroki
Mekân fotoğrafları
gibi belgelerde, odaların isimleri, metrekareleri ve kullanım amaçları net olmalıdır.
Sonradan yapılan değişiklikler, ek denetim ve gecikmelere yol açabilir.
5. Zorunlu Donanımları Açılıştan Önce Tamamla
Ruhsat denetiminde yalnızca mekân değil, donanım da kontrol edilir. Mesleğine göre bulundurman gereken tüm cihaz ve ekipmanların:
Çalışır durumda olması
Yetki alanınla uyumlu olması
ÜTS (Ürün Takip Sistemi) kaydının bulunması
zorunludur.
Eksik veya yetki dışı cihazlar, ruhsat sürecini doğrudan riske sokar.
6. Tabela ve Görsel Kullanımı En Baştan Doğru Planla
Tabela konusu, ruhsat alındıktan sonra da denetlenen bir alandır. Bu nedenle:
Tabela ölçülerini aşmamaya
Yalnızca izin verilen ifadeleri kullanmaya
Reklam veya yönlendirme dili içermemeye
baştan dikkat etmelisin.
“Özel Sağlık Meslek Hizmet Birimi” ibaresi zorunludur ve tabelada en fazla iki renk kullanılabilir.
7. Çalışma Saatleri ve Personel Düzenini Netleştir
Ruhsat başvurusunda:
Çalışma gün ve saatleri
Varsa çalıştırılacak personel
bildirilir. Personel değişiklikleri veya çalışma saatlerindeki güncellemeler, belirli süreler içinde İl Sağlık Müdürlüğü’ne bildirilmelidir.
Plansız değişiklikler, denetimlerde sorun yaratabilir.
8. Kayıt ve Arşiv Sistemini Baştan Kur
Ruhsatlı bir ofis açmak, yalnızca fiziksel bir alan oluşturmak değildir. Aynı zamanda:
Danışan kayıtlarının tutulması
Belgelerin saklanması
Kişisel verilerin korunması
gibi sorumluluklar da doğurur.
Bu nedenle açılış aşamasında:
“Danışan bilgilerini nerede, nasıl ve ne kadar süreyle tutacağım?”
sorusunun net bir cevabı olmalıdır.
9. Denetime Her Zaman Hazır Olacak Bir Düzen Kur
Ruhsat alındıktan sonra da süreç bitmez. Sağlık meslek hizmet birimleri:
Düzenli olarak denetlenir
Belgeler ve kayıtlar her an talep edilebilir
Bu nedenle ofisini, yalnızca açılış günü için değil; sürekli uyum anlayışıyla düzenlemelisin.
10. En Sık Yapılan Hatalardan Kaçın
Ruhsata aykırılığa en sık yol açan hatalar:
Metrekareyi sonradan küçültmek
Yetki dışı cihaz bulundurmak
Tabela veya tanıtım dilinde reklam yapmak
Mekân içi gizli alanlar oluşturmak
Bu hatalar, iyi niyetli olsa bile yaptırıma yol açabilir.
Sonuç: Ruhsata Uyumlu Ofis, Sürdürülebilir Meslek Demektir
Ruhsata uygun bir ofis açmak; başlangıçta daha fazla planlama gerektirse de, uzun vadede güvenli, sorunsuz ve sürdürülebilir bir meslek pratiği sağlar. Kuralları en baştan doğru uygulamak, ileride yaşanabilecek gecikmelerin ve risklerin önüne geçer.
Leap ile Süreçleri Baştan Doğru Kur
Ruhsata uyumlu bir ofis; düzenli belge, kayıt ve süreç takibi gerektirir. Leap; danışan kayıtlarından seans takibine, belgelerden iletişime kadar tüm iş akışını tek panelde toplayarak sağlık meslek mensuplarının mevzuata uyumlu ve düzenli çalışmasını kolaylaştırır.
Ücretsiz denemeye başlamak için app.myleap.co adresinden hesap oluştur.
